Een audit plaatst de huidige werkmethode’s onder een vergrootglas.

Via objectieve waarnemingen worden de bestaande processen in kaart gebracht. Deze worden gedocumenteerd en samen met de verbeterpunten met u besproken.

WAT

Een audit of doorlichting brengt de gehanteerde werkmethodes aan het licht en stelt deze in vraag. Deze kan uitgevoerd worden over de ganse supply chain alsook over afgesproken afdelingen binnen deze chain. Vanuit deze audit worden vaststellingen voorgelegd waar verbetertrajecten aan gekoppeld kunnen worden. Dit kan gaan van kleine ingrepen, werkprocedures tot automatiseringstrajecten.

WAAROM

Het is zeer zinvol dit op bepaalde tijdstippen te organiseren. Opgelegde werkwijzen zijn dikwijls verouderd of niet aangepast aan de nieuwe flow. Bepaalde werkwijzen zijn in de loop van de tijd in de organisatie geslopen. Deze werkwijzen worden als zeer normaal beschouwd maar zijn daarom niet altijd efficiënt. Het eindresultaat wordt effectief bereikt maar niet op de efficiëntste manier.

WIE

Afhankelijk van de grootte van de onderneming en de omvang van de audit wordt dit uitgevoerd door een team van professionals. Dit team bestaat uit ervaren personen met een gegronde kennis op hun vakgebied.

HOE

Via een stappenplan worden er gegevens verzameld en deze worden verwerkt tot informatie. Deze informatie wordt met de klant besproken en eventuele vervolgstappen kunnen hieruit verder vloeien.

Als je de noodzaak van verbetering kunt herkennen, worden er al dingen verbeterd.

David Baird

8 stappen van onze logistieke audit

1
Algemene rondleiding

Tijdens deze rondleiding wordt een eerste indruk weergegeven en wordt de sfeer opgesnoven. Er wordt een helikopter beeld gevormd hoe de flow doorheen de organisatie beweegt.

2
Gesprekken werknemers

Na een goed, algemeen beeld verkregen te hebben van de logistieke flow wordt er dieper in de organisatie gedoken. Gesprekken op de werkvloer tijdens de operaties en in vergaderzaaltjes geven een duidelijk beeld van de dagdagelijkse werkzaamheden. Knelpunten en bottlenecks komen hier ook aan de orde. De feedback van de werknemers is zeer belangrijk omdat zij elke dag in de realiteit staan en hier mee om mee moeten gaan. Hier komt boven water hoe goed de happy flow werkt en wat er gebeurt wanneer deze niet meer opgaat.

3
Observeren werkzaamheden

Een belangrijk onderdeel, buiten de gesprekken met de werknemers, is de observatie van de werkzaamheden. Hier worden de processen door onze eigen mensen uitvoerig geobserveerd en gedocumenteerd. Het volgend item hangt hier nauw met samen omdat door de observatie veel vragen naar boven komen.

4
Interactie werknemers

Door te luisteren naar de mensen van de operaties en het observeren van de dagdagelijkse flow komen er vragen naar boven. Deze worden met de mensen op de werkvloer besproken. Zo ook situaties die ter plekke plaatsvinden en afwijken van de normale procedure. Zo komt de werkwijze buiten de happy flow om boven water. Door in discussie te gaan met de mensen op de werkvloer en hun doelgerichte vragen te stellen bekom je veel informatie. Deze informatie wordt ook meegenomen in de latere bespreking.

5
Vergaren data

Buiten de informatie vanuit de gesprekken en het observeren op de werkvloer is het belangrijk om met objectieve data te werken. Deze wordt meestal bekomen vanuit het WMS, ERP of andere software pakketten. Mocht dit niet beschikbaar is het zinvol om essentiële data toch te verzamelen. Omdat je zonder deze data geen onpartijdig besluit kunt nemen.

6
Consolideren gegevens

Al de informatie vanuit de verschillende bronnen worden bij elkaar gevoegd en neergeschreven in een rapport.

7
Bespreking opdrachtgever

Vanuit de audit en het consolideren van gegevens van het human capital en de data vanuit de pakketten wordt een algemene blauwdruk van de huidige organisatie weergeven, dit aangevuld met aandachts -en verbeterpunten voorgesteld door CCS. Tijdens deze bespreking is het vrij hoe verder omgegaan gaat worden met deze verbetervoorstellen.

8
Vervolgstappen

Er wordt een plan van aanpak opgesteld om de verbeterpunten te implementeren in de onderneming. Afhankelijk van de grootte en/of de inpakt van het project worden deze apart of simultaan in de afdelingen ingevoegd. De implementatie wordt via de PDCA methode uitgevoerd. Deze gestandaardiseerde aanpak is voor iedereen duidelijk en overzichtelijk